Control Interno

CONTROL INTERNO

  1. ¿Qué es el Sistema de Control Interno?

Es aquel que está integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención de las metas u objetivos previstos.

El control Interno no es un evento aislado, es una serie de operaciones de control que ocurren de forma constante que se dan a través del funcionamiento y operación de las instituciones públicas.

  1. ¿Cuáles son los principios por los cuales se rige el Sistema de Control Interno?

Los principios por los cuales se rige el Sistema de Control Interno son tres:

  • Autocontrol: Es la capacidad de los servidores públicos para autoevaluar su trabajo, detectar desviaciones, y efectuar los correctivos de tal manera que la ejecución de los procesos, procedimientos y actividades que están bajo su responsabilidad garanticen una gestión transparente y efectiva.
  • Autorregulación: es la capacidad que tiene la Institución para reglamentar, con base en la Constitución, las leyes, y sus reglamentos los asuntos propios de su función.
  • Autogestión: Es la capacidad institucional para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función Administrativa que le ha sido delegada por la Constitución y la Ley.
  1. ¿Cuál es el rol de la Oficina de Control Interno, frente al Control Interno Disciplinario?

La Oficina de control Interno está definida en la ley 87 de 1993, como uno de los componentes del sistema de control Interno, del nivel directivo, asesorando a la Alta dirección en el ejercicio de sus funciones.  La Oficina de Control Interno Disciplinario se rige por la ley 1952 de 2019 la cual derogo la ley 734 de 2002, es un elemento indispensable de la administración  Publica, en la medida en que el mismo se orienta a garantizar que la función pública sea ejercida en beneficio de la comunidad y para la protección de los derechos y libertades de los asociados, la Oficina de Control interno Disciplinario es la encargada de adelantar las investigaciones Disciplinarias por quejas orales o escritas o de oficio, llegan contra los servidores públicos que laboran en la entidad.

La relación entre las dos oficinas se da en que ambas velan por el buen desempeño de la gestión administrativa apoyando el correcto desempeño de sus funciones y velando por el buen funcionamiento de los servidores que ejercen su labor. De igual forma  se relacionan cuando se presentan los hallazgos de auditoría y los requerimientos que puedan presentarse por parte y en desarrollo de sus funciones.

¿La Oficina de Control Interno, tiene funciones disciplinarias?

No. A la Oficina de Control Interno no le corresponde adelantar investigaciones disciplinarias a funcionarios de la entidad. Su función  es de apoyo a la gestión, con relación el régimen disciplinario, es el control del mismo y el traslado  de las quejas que lleguen orales o escritas o de oficio, a la Oficina de Control Interno Disciplinario de los casos que lleguen.

  1. Los Jefes de Control Interno son nombrados por la Presidencia de la República, cumplimiento el proceso de MERITOCRACIA, ¿Cuándo hay cambios en la Dirección siendo estos funcionarios de libre nombramiento y remoción, se respeta el proceso realizado por el DAFP?

Los cambios en la dirección de las entidades no deben afectar el nombramiento de los Jefes de Control Interno dado que el nominador es el Presidente de la República y de él depende la continuidad en el cargo de estos servidores.

  1. ¿Cómo ayuda la Oficina de Control Interno a mejorar los procesos contemplados en el mapa de procesos de la Agencia Nacional de Minería?

Dando cumplimiento a los roles establecidas en el Decreto 648 de 2017 en su artículo “ARTÍCULO 2.2.21.5.3 De las oficinas de control interno. Las Unidades u Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces desarrollarán su labor a través de los siguientes roles: liderazgo estratégico; enfoque hacia la prevención, evaluación de la gestión del riesgo, evaluación y seguimiento, relación con entes externos de control.  Mediante las asesorías o acompañamiento cuando lo requiera el proceso, así como los resultados de las auditorías internas que se realizan de acuerdo al Plan Anual de Auditorías.

  1. ¿Cuáles son las funciones del Auditor?

Las funciones del auditor interno son:

  • Planear y desarrollar la evaluación del Sistema de Control Interno.
  • Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecidos.
  • Verificar el cumplimiento de las normas legales vigentes.
  • Servir de apoyo en la toma de decisiones.
  • Verificar el correcto manejo de los recursos.
  • Fomentar la cultura del Autocontrol al interior de la entidad.
  • Mantener informados a los directivos sobre el estado del Sistema de Control Interno.
  • Verificar la aplicación de las recomendaciones formuladas dentro del Informe de Auditoría.
  1. ¿Qué es la Auditoría?

Es un examen sistemático, objetivo, documentado e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una organización, para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos en el programa de auditoría.

  1. ¿Qué es el nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión?

El Modelo Integrado de Planificación y Gestión –MIPG- es una herramienta que simplifica e integra los sistema de desarrollo administrativo y de gestión de la calidad y los artículo con el sistema de control interno, para hacer los procesos dentro de la entidad  más sencillos y eficientes.

  1. ¿Las recomendaciones de la Oficina de Control Interno son de obligatorio cumplimiento?

No. Las recomendaciones realizadas por la oficina de Control Interno no son de obligatorio cumplimiento, solo son una guía de asesoramiento, queda a discreción del área evaluada o del nivel directivo a  través  de  un  análisis  de  causas  establecer  las  acciones más apropiadas  frente a las observaciones realizadas, sin embargo, se procura a través de los compromisos de mejoramiento, formular acciones correctivas a las inconsistencias detectadas.

Los que sí es obligatorio es que las áreas evaluadas establezcan correctivos sobre las observaciones de la gestión que realiza la OCI a través de sus seguimiento y evaluaciones.

        10. ¿Qué es el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno?

Es el órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos de control interno de una entidad pública (Decreto 1083 de 2017, artículo 2.2.21.1.5).

        11. ¿Qué es el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)?

El Modelo Estándar de Control Interno (MECI) que se establece para las entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos.

        12. ¿Qué es MIPG?

Es el Modelo Integrado de Planificación y Gestión –MIPG- . Es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.  MIPG el cual surge de la integración de los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad en un solo Sistema de Gestión, y de la articulación de este con el Sistema de Control Interno.

        13. ¿Qué dice la dimensión séptima de MIPG?

La dimensión séptima de MIPG es la dimensión de Control Interno y tal como lo establece el Manual operativo de MIPG promueve el mejoramiento continuo de las entidades, razón por la cual éstas deben establecer acciones, métodos y procedimientos de control y de gestión del riesgo, así como mecanismos para la prevención y evaluación de éste. El Control Interno es la clave para asegurar razonablemente que las demás dimensiones de MIPG cumplan su propósito.

        14. ¿Cuál es el alcance la dimensión de control interno?

El manual operativo de MIPG señala que “la séptima dimensión de MIPG, el Control Interno, se desarrolla a través del Modelo Estándar de Control Interno –MECI. Es importante indicar que el Modelo Estándar de Control Interno -MECI se actualiza en el marco de MIPG; el MECI ha sido y continuará siendo la base para la implementación y fortalecimiento del Sistema de Control Interno de las entidades, que se encuentran dentro del campo de aplicación de la Ley 87 de 1993.

         15. ¿Qué es el MECI?

El MECI es el Modelo Estandar de Control Interno que deberán seguir implementando tanto las entidades objeto de MIPG, como aquellas a las que no les aplica dicho Modelo; los lineamientos para su implementación se enmarcan esta séptima Dimensión.

         16. ¿Cuáles el objetivo del MECI?

El objetivo del MECI es proporcionar una estructura de control de la gestión que especifique los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno, a través de un modelo que determine los parámetros necesarios (autogestión) para que las entidades establezcan acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura de su mejoramiento continuo (autorregulación), en la cual cada uno de los servidores de la entidad se constituyen en parte integral (autocontrol).

         17. ¿Cómo está contemplada la estructura del MECI?

La estructurita del MECI está contemplada dos aspectos fundamentales:  el esquema de las Líneas de Defensa y los componentes COSO.

         18. ¿Cuales con los componentes COSO?

Los componentes del COSO son 5: Ambiente de Control; Evaluación del Riesgo; Actividades de Control; Información y Comunicación, y Actividades de Monitoreo.

         19. ¿Qué es el esquema de líneas de defensa y cuales son?

Es el esquema de asignación de responsabilidades para la gestión de riesgos y del control en una entidad, a través de cuatro roles: línea estratégica, integrada por la alta dirección de la entidad y el comité institucional de control interno; primera línea de defensa, integrada por los gerentes públicos y líderes de procesos, programas y proyectos; segunda línea de defensa, integrada por las oficinas de planeación, líderes de otros sistemas de gestión o comités de riesgos; tercera línea de defensa, integrada por las oficinas de control interno. Este esquema permite distribuir estas responsabilidades en varias áreas y evitando concentrarlas exclusivamente en las oficinas de control.

          20. ¿Qué es un Indicador?

Variable o factor cuantitativo o cualitativo que proporciona un medio sencillo y fiable para medir logros, reflejar los cambios vinculados con la gestión o evaluar los resultados de una entidad.

          21. ¿Qué es Trazabilidad?

Posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de desarrollo o cambios de un proceso.

 

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